Gastbeitrag: Robert Reiz - E-Rechnung in der Praxis: So gelingt der Umstieg ohne Chaos

Der Geschäftsführer Robert Reiz von Zeit.io stellt folgendes klar: Die Schonfrist für den Empfang von E-Rechnungen im B2B-Bereich ist in Deutschland abgelaufen. Wenn Sie steuerbare Umsätze mit anderen Unternehmen in Deutschland tätigen, müssen Sie nun technisch in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, zu validieren und revisionssicher zu archivieren.

Mit “elektronische Rechnung” ist hier keine einfache PDF gemeint! Sondern XML!
Die E-Rechnungspflicht in Deutschland setzt die EU-Norm EN16931 um. Eine EN16931 konforme E-Rechnung enthält alle relevanten Informationen einer Rechnung im maschinenlesbaren Format (XML). Doch was bedeutet das konkret für Ihren Arbeitsalltag? Insbesondere die Pflicht zur Validierung und die revisionssichere Archivierung stellen viele vor Herausforderungen.
In diesem Artikel klären wir auf, worauf Sie jetzt achten müssen und welche Tools Ihnen die Arbeit erleichtern.

Lassen Sie uns kurz aufräumen: Ein PDF ist nur ein digitales Bild einer Rechnung. Eine E-Rechnung nach neuer Definition (gemäß Wachstumschancengesetz) ist ein strukturierter Datensatz (XML-Format), der automatisiert ausgelesen werden kann und alle Anforderungen der EU Norm EN16931 erfüllt.

Aber Vorsicht! Es gibt an die 100 verschiedene E-Rechnungsformat, aber nur die wenigsten sind EN16931 konform. Wenn wir in Deutschland von E-Rechnung sprechen, dann meinen wir vor allem die Formate ZUGFeRD und XRechnung. Die folgenden Formate sind in Deutschland EN16931 konform und zulässig:

1. XRechnung: Ein reines XML-Format. Für das menschliche Auge schwer lesbar, aber perfekt für Maschinen. Wird vor allem von Behörden angefragt. Für die Auswertung einer XRechnung ist ein gutes Visualisierungs-Tool notwendig.
2. ZUGFeRD (ab Version 2.x): Ein hybrides Format. Perfekt für die Übergangszeit. Eine ZUGFeRD Rechnung besteht aus einer PDF/A-3 Datei, in der eine XML-Datei eingebettet ist. Bei einer ZUGFeRD Rechnung ist die XML immer führend. Die PDF ist nur optional!
3. Peppol BIS 3: Ist ähnlich wie die XRechnung ein reines XML-Format.
4. EDIFACT: ist der weltweit führende Standard für den elektronischen Datenaustausch (EDI) und ebenfalls EN16931 konform. Dieses Format wird vor allem in der Industrie eingesetzt.

Alle diese Format erfüllen die gesetzlichen Anforderungen des Gesetzgebers in Deutschland!

Mit dem bloßen Empfang einer E-Rechnung via E-Mail sind die gesetzlichen Vorgaben nicht erfüllt! Das BMF weist eindeutig darauf hin, dass der Empfänger auch die Pflicht zur Validierung und zur Archivierung hat. Der Gesetzgeber und die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) verlangen, dass Sie prüfen, ob die Rechnung korrekt ist.

Eine E-Rechnung kann mehrere hundert Attribute haben, die geprüft werden müssen. Dafür brauchen Sie auf jeden Fall ein Tool.

Warum Validierung so wichtig ist

Bei einer E-Rechnung ist das XML das führende System. Wenn bei einer ZUGFeRD-Rechnung im PDF-Teil "100 Euro" steht, in der XML aber "1000 Euro", gilt steuerrechtlich der Wert aus der XML.

Die Validierung stellt sicher, dass:

• Die Syntax stimmt: Entspricht die Datei der Norm EN16931?
• Die Semantik passt: Sind die Rechenlogiken (z.B. Summenbildung) korrekt?
• Die Inhalte korrekt sind: Stimmen Pflichtangaben wie Steuernummer, Leistungszeitraum und Adressen?

Achtung: Akzeptieren Sie eine formal fehlerhafte E-Rechnung, machen Sie sich strafbar. Das Finanzamt könnte argumentieren, dass keine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt und könnte Ihnen den Verdacht von Geldwäsche unterstellen!

Der Validierungs-Workflow

Sie sollten einen Prozess etablieren, der folgende Schritte abdeckt:

1. Technische Prüfung: Ein Tool prüft automatisch, ob die XML-Struktur valide ist.
2. Fachliche Freigabe: Ein Mitarbeiter prüft (ggf. über eine Visualisierung), ob die Leistung tatsächlich erbracht wurde.

Es reicht nicht, die E-Rechnung einfach auf einem USB-Stick oder im Windows-Dateisystem zu speichern. Die GoBD schreiben vor, dass die Aufbewahrung revisionssicher sein muss.

Das bedeutet:

• Unveränderbarkeit: Die Datei darf nachträglich nicht manipuliert werden können (bzw. jede Änderung muss protokolliert werden).
• Vollständigkeit: Das Originalformat (XML) muss archiviert werden. Ein Ausdrucken und Abheften reicht nicht mehr!
• Verfügbarkeit: Die Daten müssen während der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein.

Um diese Anforderungen zu erfüllen, benötigen Sie Software-Unterstützung. Hier sind einige bewährte Lösungen, unterteilt in reine Validierer und Komplettlösungen.

1. Komplettlösungen (Validierung + Archivierung + Buchhaltung)

Für den dauerhaften Einsatz im Unternehmen empfehlen sich integrierte Lösungen, die den Empfang, die Prüfung und die Archivierung in einem Workflow erledigen.

• Lexware Office / SevDesk: Diese Cloud-Lösungen für KMUs haben ihre Systeme auf den Empfang von XRechnung und ZUGFeRD umgestellt. Sie bieten eine integrierte Belegablage, die die Archivierungspflichten abdeckt.
• ZEIT.IO: Dieses Tool ist spezialisiert auf die automatische Abrechnung von Projektzeiten und bietet ein umfangreiches Buchhaltungsmodul mit einer sehr guten Unterstützung für E-Rechnungen. Neben ZUGFeRD und XRechnung wird auch Peppol BIS 3 unterstützt. Die Formate können validiert, visualisiert und revisionssicher archiviert werden. Ausserdem bietet ZEIT.IO ein spezielles E-Rechnungspostfach an, welches auch automatische Empfangsbestätigungen versenden kann, abhängig vom Validierungsergebnis der empfangen E-Rechnung.
• EcoDMS: Ein reines Dokumentenmanagementsystem (DMS), das sehr kostengünstig ist und sich auf die revisionssichere Archivierung spezialisiert hat. Es bietet Plugins für E-Rechnungen.
• Candis / Pleo: Diese Tools zur Rechnungsfreigabe haben starke Validierungs-Engines integriert und automatisieren den Prozess vom Empfang bis zur Übergabe an die Buchhaltung.